Feedback zum „N-O-Mat“

Was bisher geschah

Der Vergabe-Insider versteht sich als Hilfsangebot für alle, die Ihre öffentlichen Beschaffungen, speziell im Bereich Reinigungsleistungen und -mittel, nachhaltiger ausrichten möchten. Neben Informationen rund um das Thema stellen wir daher zunehmend konkrete Werkzeuge und Checklisten zur Verfügung. In diesem Sinne wurde der „N-O-Mat“ als bisher umfangreichster Leitfaden zum gesamten nachhaltigen Vergabeprozess entwickelt.
Eine Vorversion des „N-O-Mats“ wurde Ende 2021 beim Deutschen Vergabetag sowie auf der Beschaffungskonferenz vorgestellt und ist seitdem über den Vergabe-Insider abrufbar. Um das Tool so anwendungsfreundlich wie möglich zu gestalten, haben wir Feedback zur Vorversion von potenziellen Anwendern eingeholt. So konnten in zwei Feedbackrunden insgesamt Rückmeldungen von neun öffentlichen Auftraggebern zur weiterentwickelten Testversion eingeholt werden.
Dabei wurde noch einmal deutlich, dass bei vielen der Einkäufer die zeitlichen Ressourcen chronisch knapp sind. Eine Schwierigkeit, die auch einer flächendeckenden Implementierung von Nachhaltigkeitskriterien im Wege steht.

Durchweg positive Rückmeldungen und der Wunsch nach Reduzierung

Das Feedback, das uns erreichte, war durchweg positiv und enthielt hilfreiche Anregungen. Die meisten davon sind umsetzbar und werden aktuell in die finale Version des „N-O-Mats“ eingepflegt.
Viele Wünsche gingen in die Richtung, den zeitlichen Aufwand für das Ausfüllen einzudämmen. Die meisten der befragten Institutionen baten um eine Vorformulierung bzw. Angabe von Antwortmöglichkeiten oder das Kürzen der Fragen. Andere wiederum schlugen zusätzliche Fragen als Ergänzung für das Tool vor. Von zwei Organisationen wurde der Wunsch geäußert, die Perspektive ihres jeweiligen Fachbereichs noch stärker einzubinden. Die weiteren Vorschläge bezogen sich auf Einzelaspekte wie Erläuterungen von Abkürzungen, zusätzliche Verlinkungen oder alternative Formulierungen.
Im Folgenden sind einige Auszüge der Rückmeldungen beispielhaft aufgeführt:

„Euer Tool finde ich gut und gelungen. Verschiedene Einkaufsperspektiven / Rollen machen sicherlich Sinn. Allerdings würde mir noch die Betrachtung der Perspektive des Fachbereichs fehlen, der hier aus meiner Sicht der zentrale Akteur ist bzw. eine Einbeziehung von Nachhaltigkeits-Kriterien explizit fordern müsste. In diesem Zusammenhang wäre natürlich relevant, welche Argumente / Gesetze / politische Forderungen etc. hier vorgebracht werden könnten.“

(Markus Schaupp, Business Analyst Einkauf & Logistik, Stadtwerke München)

„Das Tool ist wirklich beeindruckend – sehr gute Arbeit! Aufgrund des vielen Textes und der Darstellung in Excel (wirkt häufig sehr komplex) braucht man eine Weile bis man umfänglich mit dem Tool vertraut ist und den großen Nutzen des Tools erkennt. Eine Appversion oder Cloudanwendung unter dem Gesichtspunkt der Nutzerfreundlichkeit, würde vermutlich zu einer höheren Akzeptanz und höherer Anwendung führen. Ich empfinde den Umfang der Fragen als genau richtig.“

(Patrick Scholz, Zentrale Beschaffung und Vergabe - Nachhaltige Beschaffung, Stadt Ludwigsburg)

Das kommt als Nächstes

Aktuell werden die Anmerkungen eingearbeitet, bevor der „N-O-Mat“ in der endgültigen Version hier kostenfrei zur Verfügung steht. An dieser Stelle möchten wir uns nochmals ganz herzlich bei allen Testern für Ihre Zeit, Ihre Mithilfe und das eingebrachte Engagement bedanken. Die Endversion wird, wie all unsere Tools, vor Veröffentlichung einer rechtswissenschaftlichen Prüfung unterzogen. Für weitere Anregungen zu hilfreichen Informationen, Leitfäden und Checklisten sind wir jederzeit ansprechbar unter info@vergabe-insider.com.

Mittlerweile steht die erprobte, optimierte und finale Version des N-O-Mats hier kostenfrei zum Download zur Verfügung.